Alkanut uusi vuosi on perinteisesti oman elämän inventaarion aikaa. On taas aika katsoa tulevaa ikään kuin puhtaalta pöydältä ja tehdä uuden vuoden lupauksia paremman arjen toivossa. Lupaukset uudesta voivat joskus olla melko kunnianhimoisia ja tällöin myös haastavia toteuttaa. Suuret harppaukset totutusta uuteen ovat mahdollisia, mutta vaativat toteuttajaltaan vahvaa motivaatiota ja tahtotilaa pysyä päätöksessään, varsinkin pidemmällä aikavälillä.
Työelämässä muutos on jatkuvaa. Muutoksia tulee sekä organisaatiosta annettuna että yksilölle työstettäväksi. Omaa tekemistä tulisi kehittää uusien tavoitteiden tai toimintatapojen tueksi ja joskus muutos uuteen voi olla kivinen tie, varsinkin jos yrittää haukata liian ison palan kerrallaan. Koska nopeimmin tuloksia saa yleensä aikaiseksi keskittymällä asioihin joihin voi itse vaikuttaa, niin mitä jos tänä vuonna keskittyisimmekin enemmän Less is more – ajatusmalliin ja tekisimme pieniä muutoksia nykyiseen, joilla kuitenkin on loppukädessä melko suuriakin vaikutuksia työn laatuun ja tehokkuuteen.
Itse toimin päivisin kansainvälisen yrityksen myyntiorganisaatiossa, jossa päivät ovat usein hektisiä ja ennalta arvaamattomia. Koska tehtävänkuvani on laaja ja olen monessa mukana, huomasin aika ajoin asioiden pakkautuvan ja tavoitteen hämärtyvän. Siihen pohjautuen päätin tehdä muutoksia, jolla saan itselleni selkeytettyä tehtävät ja niihin kuluvan ajan sekä tehostaa tehtäviä, jotka toistuivat samalla kaavalla joka viikko. Kokosin alle kolme itselleni merkittävää muutosta, jotka olen ottanut käyttööni viime vuoden aikana ja melko pian huomannut saaneeni työelämääni uudenlaista järjestystä, puhtia ja energiaa. Stressitasoni on laskenut sekä oma ammatillinen itsetuntoni kohonnut onnistumisien myötä paremmalle tasolle. Vaikutukset ovat siis itselläni olleet huomattavat. Eli jos koet arkesi kiireiseksi ja stressaavaksi, niin alla muutama vinkki muokattavaksi omaan arkeesi:
1. Rutiinit
Juuri ne rutiinit, jotka aina kuvataan tylsiksi ja vähiten mielekkäiksi tehtäviksi. Kuitenkin ne samaiset rutiinit tuovat arkeesi kaivatun rytmin ja poistavat tehokkaasti ylimääräisen kuormituksen usein toistuvista tehtävistä. Rutiineja voidaan rakentaa tehokkaasti prosessien avulla, jotka ohjaavat kerta toisensa jälkeen tapahtuvan toimenpiteen kulkua niin, ettei joka kerta tarvitse uudelleen pohtia miten se tulisi parhaiten suorittaa eikä käyttää aikaa ja energiaa sen selvittämiseksi muualle organisaatioon. Rutiineja voidaan myös laatia esim. toimintatapojen osalta, työn aikatauluttamiseksi ja palaverien sisällön suhteen. Valmiit pohjat ja tehtävien aikatauluttaminen osaksi viikkorytmiä tuovat mitattavuutta sekä kaivattua tehokkuutta ja sitä kautta vapauttaa energiaa muuttuville tekijöille, joiden suorittaminen luonnollisesti vaatii enemmän huomiota tekijältään.
2. Aikaoptimismi
En tiedä onko tällaista termiä virallisesti käytössä, mutta mielestäni se kuvaa mainiosti sitä, kuinka haluamme jopa stressin uhalla taistella aikaa vastaan ja uskoa itsestämme taukoamatta löytyvän supervoimia, joilla saamme kaikki sovitut tehtävät tehdyksi ennätysajassa. Toki meillä kaikilla on aikoja, kun työtä on paljon, aikataulut tiukkoja ja tällöin pitää tehdä mahdottomasta mahdollinen. Tämä kuuluu nykyajan työelämään, kun ne paljon parjatut rutiinit ovat väistämättä jääneet vähemmälle. Mutta eipä hätää, jos opettelemme aikatauluttamaan normaalit työt sopivalle aikavälille ja priorisoimaan niiden tärkeyden, jää meille enemmän aikaa niille kiireisille tehtäville, joita tuon tuosta ilmestyy varoittamatta työpöydälle.
On tärkeää huomioida, mitkä tehtävät ihan oikeasti ovat aikataulukriittisiä ja mitkä eivät ja varata tehtäville riittävästi aikaa huomioiden myös mahdolliset yllättävät käänteet. Jos työtilanteesi on jo tapissa, etkä pysty päättämään mitkä tehtävät ovat toisiaan tärkeämpiä, niin ota asia rohkeasti esille esimiehesi kanssa ja yrittäkää yhdessä saada tehtävät oikeaan mittakaavaan odotettujen tulosten kanssa.
3. Päivän tavoite
Kun työlista on pitkä ja työtunnit hupenevat vauhdilla on välillä vaikea huomata, mitä kaikkea onkaan saanut työpäivän aikana aikaiseksi. Usein jää tunne, että työlista ei ole juurikaan lyhentynyt ja keskeneräiset työt jäävät vaivaamaan mieltä. Mikä onkaan turhempaa, kuin herätä aamuyöstä miettimään tekemättömiä töitä tai tulevan päivän haasteita: oravanpyörä on valmis!
Mitä jos tekisit itsellesi listan avoimista tehtävistä? Tarkastat päivän aikataulun ja teet sen pohjalta itsellesi 1-3 tavoitetta, jotka haluat päivän aikana saavuttaa. Itse olen ollut tämän tavoiteasetannan jälkeen aina tyytyväinen päivän saldoon ja päällimmäisenä mielessäni on tehdyt työt eivätkä ne tekemättömät työt. Kun omat odotukset on realistisella tasolla ja onnistumisista tulee arkipäivää, voit jo muutamassa päivässä huomata mikä mieletön vaikutus sillä on stressiin ja työhyvinvointiin.
Tässä muutama ajatus, jotka pienellä vaivalla palkitsee tekijäänsä viikosta toiseen. Näitä vinkkejä löydät lisää blogin vinkki osiosta tai seuraamalla Hyviin Hommiin FB ja Insta sivuja. Tehdään yhdessä tästä vuodesta vielä edellistä parempi… Mutta tällä kertaa maltilla, pieni askel kerrallaan!