Se on taas uusi vuosi ja samalla pienen pysähdyksen paikka. On aika kerrata mitä sitä onkaan tullut tehtyä ja millaisia haasteita on menneen vuoden aikana tullut taklattua? Onko opittu jotain uutta tai saatu aikaiseksi jopa konkreettisia muutoksia, jotka osaltaan ovat auttaneet tämän ”ei enää niin uuden normaalin” läpi, jota jo kohta kolmatta vuotta elämme.
Uskon, että etätyöläiset ovat ainakin saaneet enemmän kuin tarpeeksi Teams-palavereista tai palavereista yleensäkin. Näyttää siltä, että puhelimet on jääneet unholaan ja kaikki asiat hoidetaan mieluummin vähintäänkin puolen tunnin Teams- palaverilla kuin soittamalla viiden minuutin puhelu, jonka aikana moni asia saataisiin yhtälailla käsiteltyä. Onhan se toki sosiaalista sekin, että pääsee rauhassa jakamaan ajatuksia työasioissa, vaikkakin ruudun välityksellä.
Tästä johtuen jo viime vuonna tähän aikaan pohdin omaa tekemistäni siltä kantilta, että olisiko vähemmän kuitenkin enemmän, ja innostuin siitä kirjoittamaan blogiin tekstinkin, jonka voit lukea klikkamalla tästä.
Pureuduin siinä yleisesti ajankäytön haasteisiin ja esiin nousi muutama käytännönläheinen vinkki, miten lähteä purkamaan työtehtäviään ja miksei muitakin arjen töitä, kun ajanhallinta alkaa rakoilla. Olen itse edelleen orjallisesti noudattanut näitä vinkkejä. Näiden lisäksi otin nyt loppuvuodesta käyttööni Eisenhowerin ajankäyttö matriisin ja täytyy myöntää, että näiden kaikkien yhtälöstä on tullut itselleni erittäin toimiva ajanhallinnan työkalupakki. Ja tämän vuoksi tahdon jakaa tämän myös teille.
Jos Eisenhowerin ajankäytön matriisi ei ole ennalta tuttu, löytyy Google haulla useampikin linkki aiheeseen liittyen. Ylätasolla kuvattuna se on malli, joka auttaa priorisoimaan omia työtehtäviä ja sen käyttö on melko yksinkertaista:
- Matriisissa jaetaan tehtävät neljään eri kategoriaan (KUVA 1)
- Määritä omat tehtäväsi eri kategorioiden alle
- Priorisoi ajankäyttösi esimerkiksi näin (KUVA 2)
4. Anna jokaiselle kategorialle oma värikoodi, kuten
Tärkeä, kiireellistä – Priorisoi = Punainen
Ei tärkeää, kiireellistä – Delegoi = Vihreä jne..
5. Jos kyse on palaverista, värjää jokainen kalenterimerkintä värikoodien mukaan (kts. esimerkki MS Exchange). Jos kyseessä ei ole palaveri, niin merkitse tehtävään kuluva aika kalenteriin ja värikoodaa se samalla logiikalla.
6. Nyt kalenterisi pitäisi näyttää jo melko värikkäältä, joka jo sellaisenaan auttaa näkemään, mitä asioita sinun tulisi priorisoida päivän/viikon aikana ja mitkä asiat voit tarvittaessa jättää vähemmälle huomiolle.
Itse jatkoin vielä analysoimalla kuinka paljon aikaa käytän aikaa työni eri osa-alueisiin viikon aikana ja onko ajankäyttöni tasapainossa odotettuihin tuloksiin nähden.
Toivottavasti sait kiinni miten tätä matriisia voisit hyödyntää käytännössä. Mikään ei estä keksimästä omia kategorioita näiden lisäksi tai tilalle. Pääasia on, että löytyy malli, joka palvelee juuri sinua ja sinun tehtäviäsi. Suosittelen ainakin kokeilemaan.
Ja jos luit vinkkini edellisestä blogista, niin muista, että yksi askel kerrallaan saadaan pysyviä muutoksia aikaiseksi. Tsemppiä tähän vuoteen!